Joining Report Format in Gujarati | રજા પરથી પરત ફર્યાનો રિપોર્ટ | Duty Resumption Letter
Author: Team Gujarati HR Drafts
Introduction (પ્રસ્તાવના)
જ્યારે તમે ૧-૨ દિવસની રજા પર હોવ, ત્યારે ઓફિસ આવીને સીધું કામ શરૂ કરી શકો છો. પરંતુ, જ્યારે તમે લાંબી રજા (Long Leave) પર હોવ, ત્યારે ઓફિસમાં માત્ર હાજર થવું પૂરતું નથી.
લાંબી રજા (જેમ કે ૧૦ દિવસથી વધુની PL, મેડિકલ રજા, અથવા મેટરનિટી લીવ) ભોગવીને પરત ફર્યા બાદ તમારે HR ડિપાર્ટમેન્ટમાં લેખિતમાં "Joining Report" (હાજર રિપોર્ટ) આપવો પડે છે.
ઘણા કર્મચારીઓને આ માત્ર એક કાગળ લાગે છે, પરંતુ તમારા પગાર (Salary) માટે આ સૌથી મહત્વનો દસ્તાવેજ છે. આ આર્ટિકલમાં અમે તમને જોઈનિંગ રિપોર્ટનું મહત્વ અને તેનું ફોર્મેટ જણાવીશું.
Why Joining Report is Mandatory? (આ રિપોર્ટ કેમ જરૂરી છે?)
HR અને એકાઉન્ટ્સ વિભાગ માટે આ રિપોર્ટ આપવો ફરજિયાત છે કારણ કે:
Salary Restart Trigger: જ્યારે તમે લાંબી રજા પર જાઓ છો, ત્યારે પેરોલ સોફ્ટવેરમાં તમારો સ્ટેટસ "On Leave" કરી દેવામાં આવે છે. જ્યાં સુધી તમે "Joining Report" નથી આપતા, ત્યાં સુધી સિસ્ટમ તમારો પગાર ફરીથી શરૂ કરતી નથી.
Medical Fitness: જો તમે બીમારીની રજા પર હતા, તો તમે હવે કામ કરવા માટે "ફિટ" છો કે નહીં, તે સાબિત કરવા માટે આ રિપોર્ટ સાથે "Fitness Certificate" જોડવું પડે છે.
Attendance Record: તમે સવારે (Forenoon) હાજર થયા છો કે બપોરે (Afternoon), તેના આધારે તે દિવસનો પૂરો કે અડધો પગાર નક્કી થાય છે.
Format 1: Standard Joining Report (સામાન્ય રજા પછી)
(જ્યારે તમે વેકેશન, લગ્ન કે અંગત કામ માટે PL લઈને ગયા હોવ અને હવે પરત ફર્યા હોવ.)
વિષય: રજા બાદ ફરજ પર હાજર થવા બાબત (Duty Joining Report).
પ્રતિ, HR મેનેજર શ્રી, [કંપનીનું નામ], [શહેર].
સાહેબશ્રી,
સવિનય જણાવવાનું કે, હું તારીખ [રજા શરૂ થયાની તારીખ] થી તારીખ [રજા પૂરી થયાની તારીખ] સુધી મંજૂર થયેલ રજા (Privilege Leave) પર હતો/હતી.
આજે તારીખ [આજની હાજર તારીખ] ના રોજ સવારે ઓફિસ સમયથી (Before Noon) હું મારી ફરજ પર પુનઃ હાજર (Resume Duty) થયો છું.
તો મારી હાજરીની નોંધ લેવા અને મારો પગાર રાબેતા મુજબ કરવા વિનંતી છે.
આભાર.
(સહી)
[તમારું નામ] [હોદ્દો] [સમય: સવારે ____ વાગે]
Format 2: Joining After Medical/Sick Leave (બીમારી પછી)
(જ્યારે તમે બીમારીની રજા પરથી પાછા ફરો, ત્યારે આ ફોર્મેટ વાપરવું જેમાં ફિટનેસ સર્ટિફિકેટનો ઉલ્લેખ હોય.)
વિષય: મેડિકલ રજા બાદ ફિટનેસ સાથે હાજર થવા બાબત.
પ્રતિ, HR મેનેજર શ્રી,
સાહેબ,
આપને જણાવવાનું કે, મારી નાદુરસ્ત તબિયતને કારણે હું તારીખ [તારીખ] થી [તારીખ] સુધી "Sick Leave" પર હતો.
હવે મારી તબિયતમાં સુધારો છે અને ડોક્ટરે મને કામ પર જવાની રજા આપી છે. તેથી, આજે તારીખ [આજની તારીખ] થી હું મારી ફરજ પર હાજર થયો છું.
કંપનીના નિયમ મુજબ, ડોક્ટરનું "Medical Fitness Certificate" આ પત્ર સાથે જોડેલ છે. કૃપા કરીને સ્વીકારશો.
આપનો વિશ્વાસુ,
[તમારું નામ] [વિભાગ]
Expert HR Tips: જોઈનિંગ રિપોર્ટ માટે
Timing (સમય લખવો): જોઈનિંગ રિપોર્ટમાં હંમેશા સમય લખવો. જો તમે સવારે હાજર થાઓ તો "FN" (Forenoon) લખાય, અને જો બપોર પછી હાજર થાઓ તો "AN" (Afternoon) લખાય. બપોર પછી હાજર થવાથી અડધા દિવસનો પગાર કપાઈ શકે છે.
Payroll Cut-off: મોટાભાગની કંપનીઓમાં મહિનાની 20 થી 25 તારીખ વચ્ચે પગાર બની જતો હોય છે. જો તમે 25 તારીખ પછી હાજર થાઓ, તો તાત્કાલિક રિપોર્ટ આપવો જેથી તે જ મહિનામાં પગાર મળી જાય, નહિતર પગાર આવતા મહિને આવશે.
Physical Sign: જોઈનિંગ રિપોર્ટ ઈમેલ પર મોકલવા ઉપરાંત, તેની એક કોપી પર સહી કરીને HR માં ફિઝિકલી આપવી વધુ હિતાવહ છે.
અમને આશા છે કે આ માહિતી તમને ઉપયોગી થશે.
Article by: Team Gujarati HR Drafts
ટિપ્પણીઓ
ટિપ્પણી પોસ્ટ કરો