Show Cause Notice Format in Gujarati | કારણ દર્શક નોટિસ | How to Draft SCN for Misconduct
Author: Team Gujarati HR Drafts
Introduction (પ્રસ્તાવના)
જ્યારે કોઈ કર્મચારી કંપનીમાં ગંભીર ગેરશિસ્ત (Gross Misconduct) કરે છે જેમ કે ચોરી, મારામારી, ફ્રોડ કે ઉપરી અધિકારીનું અપમાન ત્યારે તેને સીધો નોકરીમાંથી કાઢી શકાતો નથી. ભારતીય કાયદા અને "Natural Justice" (કુદરતી ન્યાય) ના સિદ્ધાંત મુજબ, સજા કરતા પહેલા આરોપીને પોતાનો પક્ષ રજૂ કરવાની તક આપવી ફરજિયાત છે.
આ તક આપવા માટે જે પત્ર લખવામાં આવે છે, તેને "Show Cause Notice" (કારણ દર્શક નોટિસ) કહેવાય છે.
આ આર્ટિકલમાં આપણે શીખીશું કે એક કાયદાકીય રીતે મજબૂત SCN કેવી રીતે લખવી, તેમાં કઈ બાબતોનું ધ્યાન રાખવું અને તેના તૈયાર ગુજરાતી ડ્રાફ્ટ.
What is a Show Cause Notice? (શો-કોઝ નોટિસ શું છે?)
સરળ ભાષામાં કહીએ તો, આ નોટિસ દ્વારા કંપની કર્મચારીને પૂછે છે કે:
"તમારી સામે શિસ્તભંગના કડક પગલાં (જેમ કે સસ્પેન્શન કે ટર્મિનેશન) કેમ ન લેવા? તેનું કારણ દર્શાવો."
આ સજા નથી, પણ સજા પહેલાની પ્રક્રિયા છે. જો કર્મચારીનો જવાબ (Reply) સંતોષકારક હોય, તો કંપની મામલો ત્યાં જ પતાવી શકે છે. પણ જો જવાબ ખોટો લાગે, તો આગળ "ખાતાકીય તપાસ" (Domestic Inquiry) થાય છે.
When to Issue SCN? (ક્યારે આપવી જોઈએ?)
વોર્નિંગ લેટર નાની ભૂલો માટે છે, જ્યારે SCN ગંભીર ગુનાઓ માટે છે:
ચોરી કે છેતરપિંડી (Fraud/Theft): કંપનીના પૈસા કે ડેટાની ચોરી.
ગેરવર્તણૂક (Insubordination): મેનેજરનો આદેશ માનવાની ના પાડવી કે અપશબ્દો બોલવા.
ગેરહાજરી (Absenteeism): રજા મંજૂર કરાવ્યા વગર ૧૦ દિવસથી વધુ ગેરહાજર રહેવું.
હિંસા (Violence): ઓફિસમાં મારામારી કરવી.
જાતીય સતામણી (Sexual Harassment).
Structure: What to consider while drafting?
(લખતી વખતે શું ધ્યાન રાખવું?)
SCN લખતી વખતે HR મેનેજરે ખૂબ સાવચેત રહેવું પડે છે. નીચેના મુદ્દા ખાસ ચેક કરવા:
Specific Details (ચોક્કસ વિગત): ગોળ-ગોળ વાત ન કરો. ઘટનાની તારીખ, સમય અને સ્થળ સ્પષ્ટ લખો.
ખોટું: "તમે કાલે ગેરવર્તન કર્યું હતું."
સાચું: "તારીખ ૨૧ જાન્યુઆરી, ૨૦૨૬ ના રોજ સવારે ૧૦:૩૦ વાગ્યે પ્રોડક્શન ફ્લોર પર તમે સુપરવાઈઝર શ્રી મહેશભાઈને અપશબ્દો કહ્યા હતા."
Neutral Language (તટસ્થ ભાષા): હજુ તપાસ બાકી છે, એટલે સીધો નિર્ણય ન આપો.
ખોટું: "તમે ચોરી કરી છે." (You stole it).
સાચું: "તમારા પર ચોરી કરવાનો આરોપ છે." (It is alleged that you stole).
Reference to Rules (નિયમોનો સંદર્ભ): જણાવો કે આ વર્તન કંપનીના કયા નિયમ (Standing Orders / HR Policy) વિરુદ્ધ છે.
Deadline (સમયમર્યાદા): જવાબ આપવા માટે કર્મચારીને ઓછામાં ઓછા ૨૪ થી ૪૮ કલાક આપવા જોઈએ.
Draft 1: SCN for Insubordination / Misbehavior (ગેરવર્તણૂક માટે)
(જ્યારે કર્મચારી બોસ સાથે ઝઘડો કરે કે કામ કરવાની ના પાડે.)
[કંપનીના લેટરપેડ પર]
તારીખ: [આજની તારીખ]
કારણ દર્શક નોટિસ (SHOW CAUSE NOTICE)
પ્રતિ, શ્રી [કર્મચારીનું નામ], [હોદ્દો], [કર્મચારી કોડ].
વિષય: ગંભીર ગેરશિસ્ત (Gross Misconduct) બદલ ખુલાસો પૂછવા બાબત.
આથી તમને જાણ કરવામાં આવે છે કે તારીખ [ઘટનાની તારીખ] ના રોજ [સમય] વાગ્યે [સ્થળ] પર નીચે મુજબની ઘટના બની હોવાનો અહેવાલ મળ્યો છે:
"તમને તમારા વિભાગીય વડા શ્રી [મેનેજરનું નામ] દ્વારા [કામની વિગત] કરવાનું કહેવામાં આવ્યું હતું. પરંતુ, તમે તે કામ કરવાનો સ્પષ્ટ ઇનકાર કર્યો હતો અને તેમની સાથે ઉગ્ર અવાજે બોલાચાલી કરીને ઓફિસની શાંતિનો ભંગ કર્યો હતો."
તમારું આ વર્તન કંપનીના નિયમો વિરુદ્ધ છે અને તેને "Insubordination" (આદેશની અવગણના) ગણવામાં આવે છે, જે એક ગંભીર ગેરશિસ્ત છે.
આથી, તમને આ નોટિસ આપીને પૂછવામાં આવે છે કે "તમારી સામે શિસ્તભંગના કડક પગલાં કેમ ન લેવા?"
તમારે આ નોટિસ મળ્યાના ૪૮ કલાકની અંદર તમારો લેખિત ખુલાસો (Written Explanation) HR વિભાગમાં જમા કરાવવાનો રહેશે. જો નિયત સમયમાં તમારો જવાબ નહીં મળે, તો એમ માની લેવામાં આવશે કે તમારી પાસે કહેવા માટે કંઈ નથી અને મેનેજમેન્ટ આગળની કાર્યવાહી કરશે.
(સહી)
[HR મેનેજર / શિસ્ત અધિકારી]
Draft 2: SCN for Unauthorized Absence (લાંબી ગેરહાજરી માટે)
(જ્યારે કર્મચારી જાણ કર્યા વગર લાંબા સમયથી ગાયબ હોય.)
વિષય: રજા વગર સતત ગેરહાજરી અંગે કારણ દર્શક નોટિસ.
પ્રતિ, શ્રી [કર્મચારીનું નામ],
શ્રીમાન,
અમારા રેકોર્ડ મુજબ, તમે તારીખ [શરૂઆતની તારીખ] થી આજદિન સુધી ઓફિસમાં ફરજ પર ગેરહાજર છો. આ માટે તમે કોઈ પણ પ્રકારની રજા મંજૂર કરાવી નથી કે તમારા ઉપરી અધિકારીને જાણ કરી નથી.
કંપનીના સ્ટેન્ડિંગ ઓર્ડર્સ મુજબ, ૧૦ દિવસથી વધુ મંજૂરી વગરની ગેરહાજરીને "Job Abandonment" (નોકરીનો ત્યાગ) અથવા ગંભીર ગેરશિસ્ત ગણવામાં આવે છે.
આથી, તમને કારણ દર્શાવવા જણાવવામાં આવે છે કે તમારી આ ગેરહાજરીને શા માટે ગેરશિસ્ત ન ગણવી? મહેરબાની કરીને આ પત્ર મળ્યાના ૩ દિવસમાં હાજર થાઓ અથવા તમારા ગેરહાજર રહેવાનું સચોટ કારણ લેખિતમાં જણાવો.
જો તમારો જવાબ નહીં મળે, તો કંપની તમારું નામ કાયમી રોલ પરથી કમી (Terminate) કરવા માટે સ્વતંત્ર રહેશે.
સહી,
[HR વિભાગ]
Expert HR Tips: SCN પછી શું?
Don't Fire Immediately: SCN આપ્યા પછી તરત ટર્મિનેશન લેટર ન આપવો. કર્મચારીના જવાબની રાહ જુઓ.
Analyze the Reply:
જો કર્મચારી ભૂલ સ્વીકારી લે અને માફી માંગે, તો તમે તેને "Warning Letter" આપીને છોડી શકો છો.
જો જવાબ સંતોષકારક ન હોય, તો તમારે નિષ્પક્ષ તપાસ (Domestic Inquiry) કરવી પડે.
Delivery Proof: SCN હંમેશા કર્મચારીના હાથમાં (Hand Delivery) આપવી અને રિસીવિંગ કોપી પર સહી લેવી. જો તે ગેરહાજર હોય, તો તેના ઘરે RPAD (Registered Post) થી જ મોકલવી. વોટ્સએપ કે ઈમેલ કોર્ટમાં પૂરતા પુરાવા નથી.
Article by: Team Gujarati HR Drafts
આ પણ વાંચો : Job Application Letter in Gujarati | નોકરી માટેની અરજી | Cover Letter Format
ટિપ્પણીઓ
ટિપ્પણી પોસ્ટ કરો